La saisie de donnée est utilisée afin de centraliser les données importantes en entreprise, le plus souvent dans un système informatique. Ces données sont généralement des informations concernant la comptabilité, le personnel, les recrutements, etc. La saisie peut être une tâche longue et fastidieuse, en particulier lorsque l’activité de l’entreprise grandit et que celle-ci se retrouve avec de plus en plus de données à traiter. Aujourd’hui, bon nombre de sociétés choisissent d’externaliser le traitement de la saisie de données. Mais quels sont les avantages de recourir à cette solution ? Cet article propose de faire le point sur le sujet.
En quoi consiste concrètement la saisie de données ?
Concrètement, la saisie de donnée consiste à recueillir les informations disponibles dans des documents d’une entreprise pour ensuite les numériser à l’aide d’équipements informatiques. Cette tâche s’effectue à travers l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels spécifiques.
Bien que la saisie de données paraisse simple, il faut savoir que certaines données, telles que les données comptables, sont assez complexes et sensibles. Ce sont dans la plupart des cas des chiffres représentant des montants, des frais, des chiffres d’affaires, des quantités, des bénéfices, des pertes, etc. Leur transcription nécessite plusieurs compétences, comme la maîtrise de certains logiciels, un sens aigu du détail lors de la saisie…
Par ailleurs, la saisie est une activité où il est nécessaire de vérifier les informations dans les documents à traiter avant de procéder à leur transcription. Elle implique le contrôle, mais également la modification des données erronées pour constituer une base de données. Ce travail est réalisé par des opérateurs de saisies professionnels qui ont les compétences requises pour un service efficace et rapide. La saisie délocalisée ou externalisation de la saisie est une option qui attire de plus en plus de sociétés en raison des multiples avantages qu’elle offre.
Quels sont les principaux avantages d’externaliser la saisie des données ?
La saisie de données est une tâche essentielle en entreprise. Elle permet de numériser et surtout de centraliser les informations que possède la société pour pouvoir les consulter à tout moment en cas de besoin. S’il est possible d’effectuer ce travail en interne, l’externaliser se révèle plus intéressant pour l’entreprise. Parmi les principaux avantages de sous-traiter la saisie, on peut citer :
- Un véritable gain de temps
L’un des principaux avantages d’externaliser la saisie de données est que cela permet aux collaborateurs de l’entreprise de gagner du temps pour se concentrer dans leur cœur de métier. En effet, il faut savoir que la saisie de données peut être particulièrement chronophage.
Pour une société qui n’a pas la possibilité d’embaucher des opérateurs de saisies dédiés, ce sont les collaborateurs qui doivent effectuer cette tâche en plus de leur propre travail. Ainsi, confier la saisie de données à un prestataire externe permet aux salariés de l’entreprise de pouvoir se concentrer entièrement à leurs activités et ainsi atteindre leurs principaux objectifs.
- Une solution permettant de réaliser des économies
L’externalisation de la saisie des données permet à l’entreprise de réaliser des économies pour la réalisation de cette mission. En effet, réaliser la saisie en interne requiert la mobilisation des ressources humaines. Or, il faut savoir que les processus de recrutement et d’embauche, la mise en place des formations ainsi que les différentes charges patronales ont un coût.
Par ailleurs, l’entreprise doit également investir dans des matériels informatiques et des mobiliers de bureau. En décidant de sous-traiter la saisie, la société n’aura pas à effectuer un tel investissement. En fait, les prestataires de saisie de données disposent des moyens humains et matériels indispensables pour mener à bien les missions qui leur sont confiées.
- Un service efficace et sur mesure
Les prestataires en saisie de données sont des professionnels qualifiés et expérimentés qui sont en mesure de traiter différents types de données. Ils peuvent s’occuper de la saisie de données comptables, des sondages, des chèques, des coupons… Ils se chargent également de la gestion des données.
L’entreprise offshore met à la disposition de ses sociétés clientes une main-d’œuvre polyvalente, capable d’assurer diverses missions. Par ailleurs, elle veille à respecter le cahier des charges des clients et à répondre à leurs exigences. En outre, les prestataires peuvent facturer leur prestation selon les flux de travail. Ainsi, le coût de la prestation sera déterminé suivant le volume des données à saisir pendant les différentes périodes de l’année.
- Une prestation sécurisée
Les données en entreprise sont souvent des informations importantes et dont la confidentialité est essentielle. Afin de rassurer ses clients donneuses d’ordres, les prestataires de saisie doivent assurer la sécurité des données, aussi bien lors de leur traitement, mais également concernant leur concentration.
En principe, ils utilisent des unités centrales et des logiciels parfaitement sécurisés pour une prestation de qualité. Pour ce qui est de la sauvegarde des données, ils recourent à des serveurs sécurisés avec des accès paramétrés pour optimiser la sécurisation des données.
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